COMPORTAMIENTO JAPONES

Japón: Comportamiento durante la negociación
Las negociaciones con japoneses pueden ser muy frustrantes debido básicamente a la idiosincrasia japonesa de no manejar términos concretos, sino por el contrario, mantienen las discusiones en términos difusos sobre todo en la etapa de familiarización y creación de confianza, en donde es más importante conocer a la contraparte que discutir las condiciones del negocio.
Por otra parte, y en función del sistema de toma de decisiones por consenso que es sumamente popular en las empresas japonesas, es muy difícil llegar a conclusiones finales como resultado de las discusiones sostenidas en relación con una negociación.
Estas negociaciones no se consideran sesiones de trabajo, son simplemente formalidades en donde las partes presentan posiciones preestablecidas y se obtiene información adicional de la contraparte. La verdadera negociación se realiza en forma interna cuando se establecen las concesiones posibles y deseadas, hasta obtener el consenso.
Esto parece ser muy complicado, sin embrago tiene la ventaja de asegurar que una vez que se ha tomado una decisión, el resto del proceso para implementar el acuerdo será sumamente rápido.
El éxito en los negocios de los japoneses está basado en la capacidad de crear y mantener buenas relaciones personales. La tradicional antipatía japonesa por el desacuerdo y los debates acalorados los conducen a un sistema en el cual se evitan conflictos en el curso de una reunión formal ya que los japoneses no gustan de la confrontación y por todos los medios evitarán situaciones desagradables o pérdida de imagen de alguna de las partes.
Las actitudes y prácticas japonesas relativas a la solución de diferencias originadas durante la implementación de un contrato son muy distintas a laS nuestras. Tradicionalmente, a los japoneses no les gusta trasmitir la culpa o la responsabilidad de un grupo a otro y prefieren, en cambio, discutir los problemas con base en la confianza mutua, a través de relaciones humanas.
Por consiguiente, en comparación con los países occidentales, son muy pocos los casos en que un japonés lleve un conflicto a los tribunales de arbitraje. La mayoría de las disputas se resuelven mediante negociaciones y por medio de un largo proceso de compromiso entre las partes involucradas, sin intervención de terceros.
Esto no significa que nadie acude a la corte, se dan casos en que es necesario acudir a un tribunal, pero esto significa el término de la confianza mutua.
De acuerdo con la inclinación por negociar anteponiendo la confianza, los contratos en Japón se consideran sólo como documentos indicativos que señalan las condiciones en que cierto negocio quedó establecido, pero si la situación cambia, las cláusulas relevantes suelen ser modificadas fácilmente por acuerdo mutuo, para adaptarlas a las nuevas condiciones.
Sin embargo, con mucha frecuencia, los negocios se realizan sin ningún tipo de contrato escrito, se da énfasis a las relaciones personales de modo de asegurar la implementación de los acuerdos mutuos.
Una diferencia importante entre la forma de realizar transacciones comerciales en Japón y México es la actitud que se tiene de parte del vendedor hacia el comprador. Por la relación de confianza que existe entre ellos y entre otros clientes, existe la costumbre y tradición de proporcionar toda clase de información y de discutir los detalles del negocio en una forma por demás abierta.
No importa que tan grande y poderosa sea la empresa vendedora, su actitud hacia los clientes será siempre de darle el mejor servicio y satisfacerlo hasta en los menores detalles en sus requerimientos de información.
Esta es una importante razón que explica porqué el cliente japonés es particularmente exigente con los proveedores extranjeros sobre especificaciones e información sobre el producto, el proceso de manufactura y las condiciones de la misma transacción, requerimientos que al extranjero le parecen muchas veces exagerados e innecesarios.
Para tener éxito en nuestras relaciones comerciales con contrapartes japonesas es muy importante seguir los siguientes "10 mandamientos para hacer negocios en Japón”:
1) Personalizar tu relación de negocios. Trata de conocer socialmente a las personas que has tratado en plan de trabajo. Invítalos y no tengas miedo de aceptar sus invitaciones. Los japoneses saben bien que en cualquier relación de negocios habrá situaciones difíciles y conflictos los cuales serán más fáciles de resolver si las personas se conocen fuera de la relación de trabajo.
2) No se obsesione en tratar con el jefe. En los países occidentales tratando con el jefe es como se pueden obtener decisiones rápidas y efectivas. En el caso de japoneses no sucede así, es frecuente en las organizaciones japonesas que el poder de decisión esté ubicado en niveles operativos.
3) Suavice su enfoque. El proceso de convencimiento profundo y las ventas a presión tan efectivas con ciertas personas y en ciertas circunstancias, simplemente no funcionan con los japoneses. Todo el razonamiento que se pueda presentar para demostrar las ventajas de nuestra proposición no surtirá ningún efecto mientras no se haya creado el clima de confianza adecuado y no se haya obtenido en consenso requerido.
4) ) Aprenda sus costumbres. Los japoneses no se sientes ofendidos cuando un extranjero comete alguna falta a la etiqueta japonesa. Sin embargo, siempre será ventajoso conocer algunos detalles de sus costumbres tales como saludar con una reverencia, no usar primeros nombres, no abrir los regalos en presencia de quien nos lo dio, etcétera.
5) Aprenda la importancia de las presentaciones. En Japón la mejor forma de hacer contacto con alguna empresa es logrando que un conocido nos presente directamente con la persona con al que queremos tratar. En esta forma nuestro amigo común realiza la función de un tipo de aval con respecto a nosotros. De la misma manera, cuando tenemos visitantes japoneses y nos piden que arreglemos alguna presentación, debemos estar muy conscientes del compromiso que estamos adquiriendo por la relación hecha por nuestro conducto.
6) Entienda el objetivo. Hay que entender que al discutir negocios, a los japoneses les puede interesar más las posibilidades de participar en algún mercado nuevo que el nivel de utilidades que pudieran obtener.
7) Familiarícese con el proceso de toma de decisiones. Para tener éxito es muy importante conocer el proceso de toma de decisiones en la empresa con la que estamos tratando ya que esto nos ahorrará considerable cantidad de tiempo y dinero.
8) Evita confrontaciones. Mantener un clima de armonía es vital en la estructura japonesa. Demandas directas para obtener acciones correctivas, subir el tono de la voz, amenazar con tomar cierto tipo de acciones para compensar presuntos daños, todo esto no va con el espíritu japonés. Todo se puede arreglar por medio del diálogo y en forma tranquila y calmada.
9) Entienda la cultura del regalo. Los japoneses tienen muy arraigada la costumbre de dar regalos y a donde quiera que vayan, siempre llevarán regalos suficientes para cualquier ocasión. En estas condiciones no nos debe extrañar que nuestros visitantes japoneses, con el mínimo pretexto nos ofrezcan regalos, lo cual no debe ser tomado mas que como una muestra de amistad y buena voluntad.
10) Aprenda algo sobre la comunicación en Japón. La pregunta obligada por resolver es sobre la necesidad de aprender a hablar japonés para poder hacer negocios en Japón. La respuesta a esta pregunta es que, estrictamente hablando, no es requisito indispensable hablar el japonés para realizar negocios en forma exitosa, siempre y cuando estemos seguros de que nuestra contraparte tiene suficiente dominio del idioma que se relacione, ya sea inglés o español. Lo importante es que se entienda que la comunicación con japoneses no es solamente un problema del idioma, sino también de mentalidad, y las palabras no necesariamente expresan lo que su significado gramatical pudiera indicar. Por otra parte, es importante considerar que los japoneses aprecian mucho el esfuerzo que el socio extranjero realiza por aprender su idioma, por mínimo que este sea.