AGENDA DE NEGOCIACION

En negociaciones complejas, en las que intervienen varias personas por cada lado, es aconsejable fijar con la otra parte antes del día la reunión la agenda de la misma.

• Temas que se van a abordar, en qué orden y tiempo previsto.
• Quienes van a intervenir por cada lado.
• Pausas, almuerzo, hora de finalización.

La agenda tiene como objetivo que la reunión se desarrolle de una forma ordenada:

• Permite centrar la discusión sobre dichos puntos, evitando que una de las partes pueda traer a debate asuntos que no estaban previstos y que la otra no haya preparado.
• Permite hacer un seguimiento de los temas a abordar, evitando que alguno pueda quedar.
• Obliga a ir avanzando: las partes son conscientes de que hay un guión que hay que intentar cumplir y que no se pueden eternizar en un punto determinado.
  Preparación de la negociación:
  LA PERSPECTIVA DEL TIEMPO

*El proceso del negociador: El proceso del negociador está condicionado por:

• Las necesidades (tanto las presentes como las futuras)
• Las relaciones (que es lo que se va a modificar, que puede ser de bienes y servicios, poder, status, propiedad, etc.)
• El proceso de comunicación (es la claridad con la que se transmiten los intereses)

*Fases de una negociación: El desarrollo de la negociación puede determinarse en 2 esferas:

1. El proceso anterior al inicio:
   · De que manera encuadrar mejor cada negociación que encaramos, hay que tener en cuenta los tiempos
   · Correcta formulación de los intereses, y la adecuada satisfacción de los intereses de la otra parte.
   · De que forma podemos medir los resultados de una negociación, o que es lo que entendemos por una negociación exitosa.
2. El manejo de la negociación propiamente dicha.
   Cómo preparar una negociación

Toda negociación racional está preparada, la no preparación nos lleva a un proceso de irracionalidad generalizada. La preparación apunta a 2 aspectos básicos:

• Pensar en todos los detalles a tener en cuenta "al sentarnos ala mesa de negociación"
• Considerar cual será nuestra actitud durante la reunión, pensando en los intereses que motivaran la conducta de la otra parte y en los posibles imprevistos.

Elementos claves en la preparación
Los elementos claves para comprender el proceso del negociador son:

• Debe haber como mínimo 2 partes
• Las partes tienen o creen tener un conflicto de intereses
• La negociación es una actividad voluntaria, elegimos negociar ya que presuponemos que nos ayudará a lograr nuestros objetivos en una mejor forma.
• En la negociación se manejan cosas tangibles e intangibles. Los tangibles deben ser resueltos en el transcurso de la negociación, ya que son los aspectos sobre los que reside la negociación (precio, tasa de interés, contrato, etc.) .Los intangibles son de orden psicológico, la mayoría de las veces los esfuerzos se concentran en los aspectos tangibles. Dentro del ámbito de los intangibles encontramos interrogantes delicados como: el precedente que deja el resultado de la negociación, si nuestro desempeño fue mejor al de la otra parte, y los aspectos personales de la negociación.
  *El manejo de los elementos esenciales: " Allí donde hay una comunicación, hay una negociación", los intereses a negociar pueden ser: pasados, presentes o futuros. El análisis de los elementos de la negociación son:
  - Necesidades a satisfacer
  - Relaciones a modificar
  - Comunicación
  *Lenguaje no verbal: Un cliente necesita percibir que recibe lo máximo a cambio de lo que el nos da., sino consigue su satisfacción total recurrirá a la competencia. El proceso de captar nuevos clientes o de recuperarlos es difícil.

El lenguaje no verbal tiene 3 elementos básicos:
· Actitudes: Es la predisposición que tiene la otra parte para bien o mal la negociación
· Gestos: Nos pueden indicar el grado de atención de la otra persona
· Disposición espacial: Se refiere al hábitat , el marco geográfico donde se desarrolla el encuentro.
*Lugar de la reunión: El lugar de la reunión siempre será en función de la negociación a encarar, esto implica considerar la conveniencia de celebrar las reuniones en nuestro ámbito, en el del oponente, o en un sitio neutral.
Ventajas de negociar en el propio terreno:

• Que la otra parte venga a nosotros nos pone en una situación de poder
• Nos permite manejar el hábitat
• Nos permite y obliga a manejar los tiempos

Ventajas de negociar como visitante:
· Nos permite obtener información acerca de su entorno
Ventajas de un terreno neutral
· Evita las ventajas y desventajas de ser visitante o local.
*La forma: La negociación puede ser grupal o individual, la forma que utilizaremos dependerá de la naturaleza de la negociación a encarar, y de la información que tengamos acerca de la forma en que la otra parte lo ha de hacer.
La negociación individual permite ganar tiempo, pero no permite un proceso de crítica y los beneficios que tiene la negociación en equipo.
La negociación grupal requiere de una preparación previa, ya que cada integrante debe conocer su función, a fin de ejecutarlo a la perfección.
*La autoimagen: Nuestra imagen y la forma en la que la proyectamos es esencial en el proceso de negociación, y se debe considerar al momento de preparar la negociación.
Esta formada por 3 elementos:
· Lo que realmente somos
· Lo que creemos que somos ( nos solemos preguntar si la forma en que proyectamos nuestra imagen guarda relación con lo real)
· Lo que el otro cree que somos ( la forma en que proyectamos quienes realmente somos y lo que creemos que somos serán los elementos determinantes en la otra parte, receptora del mensaje, de la idea de nuestra autoimagen)
*El rol: Es papel que desempeña una persona en la negociación, nos indica su función, su poder, y su capacidad de decisión. Es importante determinar el rol de la otra parte para saber si estamos negociando con la persona adecuada.

*Factores de la negociación: El ritmo del proceso negociador manejado con la idea de cambio permanente: Hay que saber adecuar los tiempos a los cambios de la negociación, es la naturaleza del cambio la que hace que las tácticas y las estrategias de una negociación varíen constantemente.
Presentación de propuestas:
- Todas juntas
- Presentación formal o informal, es decir escrita o expuesta
- Actitud participativa o competitiva
- Realizar concesiones o mantenerse duro para demostrar poder
- Poner énfasis o no en las relaciones interpersonales
- Abordaje personal o mediante representantes.
- Mantener una agenda de trabajo, y
· Formalizar los acuerdos en contratos.
Planeamiento:
– Elaboración del plan de acción para alcanzar los objetivos. Así como de las medidas concretas.
– Decisión del enfoque general de la negociación: atacar, esperar, apoyarse en el poder, etc.
– Decisión de la posición a mantener y oferta inicial. Nivel de flexibilidad.
– Preparación del escenario: ambiente que favorezca el tono deseado de la negociación; lugar, atenciones, servicios, etc., que ayuden a crear un ambiente acorde a la estrategia seleccionada, el nivel de la negociación y la imagen que se pretende proyectar.
Fuerzas Restrictivas e Impulsivas
Ocasionalmente nos encontramos en alguna interrelación donde nuestro interlocutor sea una persona que se resiste al cambio; esto puede ser originado por infinidad de circunstancias, pero normalmente esta respuesta de rechazo al cambio se dará por el desconocimiento de las personas a un ámbito nuevo, que difícilmente proactuarán y tomarán la iniciativa.

El ser humano tiene en su subconsciente dos fuerzas naturales que actúan especialmente en la interacción y para la aplicación de la sinergia las definiremos en los campos de la negatividad y lo positivo; son las fuerzas restrictivas y las fuerzas impulsivas.

Las impulsivas promueven la acción con valor y coraje, las restrictivas impiden actuar y son sumamente consideradas.
En estos casos es imprescindible saber primero las restricciones, intentar bajar su intensidad a un 50% y solo después manejar el motor de impulso que nos lleve a la aceptación del cambio.
Características del negociador:
* Persuasivo: sabe convencer, utiliza con cada interlocutor aquellos argumentos que sean más apropiados, los que más le puedan interesar.
* Sociable: una cualidad fundamental de un buen negociador es su facilidad para entablar relaciones personales, su habilidad para romper el hielo, para crear una atmósfera de confianza. Tiene una conversación interesante, animada, variada, oportuna.
* Honesto: negocia de buena fe, no busca engañar a la otra parte, cumple lo acordado.
* Profesional: es una persona capacitada, con gran formación. Prepara con esmero cualquier nueva negociación, no deja nada al azar.
Detesta la improvisación, la falta de rigor y de seriedad. Conoce con precisión las características de su oferta, cómo compara con la de los competidores, cómo puede satisfacer las necesidades de la otra parte.
Es meticuloso, recaba toda la información disponible, ensaya con minuciosidad sus presentaciones, define con precisión su estrategia, sus objetivos. Le da mucha importancia a los pequeños detalles.